E-posta nasıl gönderilir?
Elektronik Mektup Nasıl Yazılır?
Bu yazı, Sina HAKMAN’ın PC! Dergisindeki 10.6.1997 tarihli yazısına günümüze uygun birkaç düzeltme eklenerek oluşturulmuştur.
Çok basit birkaç kurala uyarak, mektuplarımızı daha rahat okunur, daha ilgi çekici ve nazik hale getirebiliriz. İşte “Sina’nın Elektronik Mektup Kuralları”:
Elektronik mektubunuza, aynı normal mektuplarda olduğu gibi, bir selamlama cümlesiyle başlayın. İster “Merhaba” deyin ister “Sevgili Falanca,”. Böylece insanları karşılamış olursunuz. Belki devamlı yazıştığınız kişilerle bunu yapmayabilirsiniz ama o zaman bile en azından mektubun başına adını yazın.
Mektubu 2. tekil şahsa değil 2. çoğul şahsa hitab ederek yazın. “Siz” diye hitabetmek nezaket kuralı gereğidir. 40 yıllık ahbabınıza yazar gibi seslenerek ve özensiz yazılmış bir epostanın gayet itici olacağı bellidir. İşte bir örnek:
Kimden: FATiH KÖKKAYA <fatihim83@hotmail.com>
Konu: <boş>
Tarih: Tue, 23 Aug 2005 11:12:32 +0000
slm e-mail adresini internetten buldum linuxle ilgili bi sorunum var dı tam olmasada ben zerbişeyi bu sitede gördum ve sana e-mail atmayı uygun gördüm… sorunum s3 ekrankartını linux işletim sistemine tanıtamamam anakartın modeli asrock via chip setli ve ekran kartı on board s3 svage işletim sistemimde pardus linux 1.1 aynı anakartın sis cipsetlisinde ekran kartını tanıyo ama lga işlemcide sorun cıkarıyor makina reboot olmuyor via da böle bi sorun yok ama o da ekran karını tanımıyor eger yardım cılabilirsen çok sevinirim
Yardım istediği kişiye saygı göstermeyen birine şefkat gösterip yardım etmek de zor haliyle. Bu tarz bir mektup ile istenilenin elde edilemeyeceği açık.
Yazılarınıza mutlaka imza atın. Bu imzanın e-posta ortamındaki adı netiket. Etiket sözcüğüne benzesin diye böyle demişler. Bazı kişilerin e-posta programlarında tanımları uzun adlarıyla oluyor. Bu durumda mektubu gönderen kişinin adını öğrenebiliyorsunuz. Ama her zaman böyle olmuyor, bu yüzden de siz siz olun, mektubunuzun altına adınızı ve elektronik posta adresinizi yazın. Bazı kişiler bunun dışında, çalıştığı şirketin adını, telefon ve faks numarasını, web sitesi adresini de yazıyor. Bu da makul aslında. Bu sayede size ulaşmak isteyen biri değişik yolları deneyebilir. Bunun tersi de oluyor, özellikle liste servislerine yazan birçok kişi, netiket bölümüne yani imzanın yer aldığı son bölüme, akıllarına ne gelirse koyuyorlar. Özlü sözler, çizgilerle resimler gibi mektupları gereksiz uzatan, iletişim hatlarını gereksiz meşgul eden ve mektubu okuyanın canını sıkan birçok yazı, imzanın olması gereken bölümlerde yer alıyor.
Elektronik mektuplarınızın konu alanını boş bırakmayın. Bir mektubun konusu, onu diğerlerinden ayırt etmenizi sağlayan bir özelliktir. Bu sayede sizin mektubunuz birçok mektup arasından görünür. Konu alanı için seçtiğiniz başlık, mutlaka mektubun konusuyla ilgili olsun. Mektupta anlatılanı özetleyen birkaç sözcük, iyi bir konu başlığı olabilir. Konu alanı doğru yazılmış mektupları idare etmek de kolay oluyor.
Mektuplarınızı büyük harflerle yazmayın. Normal bir mektupta olduğu gibi büyük ve küçük harfleri kullanarak yazın. Tamamı büyük harflerle yazılmış yazıları okumak hem zordur hem de akıcılığı azaltır. Ayrıca büyük harfler SANKİ BAĞIRIYORMUŞ GİBİ anlaşılmanıza neden olabilir. Mektuplarınızı tamamen küçük harflerle de yazmayın.
Mektuplarınızın bir satırında 70-75 karakterden fazla karakter olmasın. Yazdığınız mektubu okuyacak olan kişinin nasıl bir bilgisayardan okuyacağını bilemezsiniz. En kötü ihtimalle, bu kişinin mektubunuzu metin temelli bir terminalden okuduğunu varsayabilirsiniz. Bu durumda bir satırdaki karakter sayısının 80’i geçmesi, mektubunuzu okunmaz hale getirebilir. Bazı mektup programları, gelen bir mektuba cevap vermenizi sağlarken, daha önceki mektubu yeni mektubunuzun içine aktarır. Aktarırken de her satırın başına “>” işareti koyar. Bu durumda satır genişliği bir ya da iki karakter artmış oluyor. Bu nedenle de 75 karakter civarı diyorum. Böylece, yazdıklarınızın bir iki defa, başka mektuba sorun çıkarmadan aktarılması mümkün olur.
Bir mektuba cevap veriyorsanız, cevap verdiğiniz mektubu, yazdığınız mektubun içine aynen almaktan kaçının. Bu gereksiz yere hatları meşgul eder. Özellikle uzun mektupları aynen yeni mektuba aktarıp, “Ben de aynı şekilde düşünüyorum” gibi tek cümlelik mektuplar yazmayın. İlla yapacağım diyorsanız, bari hemfikir olduğunuz mektubu hatırlatacak kısa bir bölümden alıntı yapın. Eğer başka bir mektuptan alıntı yapacaksanız, hepsini değil ilgili bölümü almaya çalışın. Hem okunuşu kolay olur, hem de göndermesi.
Türkçe harfleri kullanarak yazın. Bazı kişiler Türkçe harfleri ayırt etmek için “ş” harfi yerine “$” ya da küçük harflerle yazarken “ö” yerine büyük “O” kullanıyor. Bence bu, yazının anlaşılmasını zorlaştırıyor. Çok zorunlu kalmadıkça bence böyle yazılmamalı. cUnkU bu $ekilde yazIlmI$ yazIlarI COzmek bayaGI zor oluyor!
Her ne kadar elektronik mektuplar iki kişi arasındaymış gibi görünse de, aslında açıktır. Her isteyen mektubunuzu okuyamaz ama, sistem yöneticileri rahatlıkla mektuplarınıza bakabilir. Bu yüzden elektronik mektuplarda yazdıklarınıza dikkat edin. Başkalarının kesinlikle görmemesi gereken şeyleri elektronik mektuplara yazmayın.
Internet’te başka ülkelerin insanlarıyla karşılaşmak ve yazışmak çok rastlanan bir durum. Bu kişilere mektup yazarken, karşınızdakinin başka bir ülkeden olduğunu, başka alışkanlıkları ve gelenekleri olduğunu, sizinle aynı ortamı paylaşmadığını bilerek yazışın. Bu tür mektuplarda yanlış anlaşılmak ya da hiç anlaşılamamak mümkün.
Mektup yazarken yazım kurallarına dikkat edin. Elektronik mektup da olsa yazdığınız, aslında bir yazıdır. Yazım kurallarına uygun, akıcı ve görünüşü güzel mektuplar yazmaya çalışın. Dahi anlamındaki “de”, “da” eklerini ve “mi” soru ekini ayrı yazmaya özen gösterin. Boş satırlar genellikle anlamı kolaylaştırır, mektubun sıkışık olmasını engeller, üstelik de mektubu sadece bir bayt büyütürler. Bu nedenle gerektiği yerlerde boş satır bırakın. Bilgisayarla yazı yazma kurallarına uyun; noktalama işaretlerinden sonra mutlaka boşluk bırakın. Sözcükleri doğru yazmaya özen gösterin. Özellikle Türkçe harfleri kullanamadığınız için yanlış yazdığınız sözcükler, yanlış anlamalara neden olabilir.
Elektronik mektup yollarken bilgisayarınızın tarihi ve saati doğru olmalı. Yolladığınız mektuplara bu tarih ve saat yazıldığı için, eğer bu değerler yanlışsa, yolladığınız mektup eskiden gönderilmiş gibi, daha önce yollanmış mektupların arasına karışabilir. Bu durumda, gönderdiğiniz kişi mektubu görmeyebilir.
Elektronik mektuplara dosya ekleyip göndermek mümkün. Ama böyle büyük dosyalar göndermeden önce mutlaka karşıdaki kişiyi uyarın. Onun onayını aldıktan sonra gönderin. Özellikle Internet’e modem aracılığıyla bağlı olanların böyle büyük mektupları okumaları çok sorun oluyor. Bu yüzden 50 kilobayttan büyük mesaj gönderirken bu kurallara uymaya çalışın.
Mektuplarınıza dosyalar eklerken, gönderdiğiniz dosyaların biçemini karşıdaki kişinin kullanabileceğinden emin olun. Örneğin, bir Microsoft Word belgesi gönderiyorsanız, sizin bilgisayarınızdaki sürümün, gönderdiğiniz kişinin bilgisayarındaki sürümle uyumlu olmasına dikkat edin. Ayrıca herkes Microsoft ürünleri kullanmıyor. Eklentileri Linux, Macintosh ve Amiga kullanıcılarını da düşünerek TXT, HTML, RTF, CSV gibi biçimlerde gönderin.
